เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ

 การบันทึกค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องในการทำธุรกิจนั้นเป็นเรื่องที่จำเป็นต้องทำโดยหลีกเลี่ยงไม่ได้ และเอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ
ก็เป็นเรื่องต้องทำให้ถูกต้องเช่นกันเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการใช้จ่ายนั้นๆ
หลายครั้งที่ไม่สามารถหาหลักฐานมาประกอบการใช้จ่ายได้ ทั้งๆที่เป็นการใช้จ่าย
เพื่อให้เกิดประโยชน์กับกิจการโดยเฉพาะ

แต่ในความเป็นจริงแล้วหากพิสูจน์ได้ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้เกิดขึ้นจริง
กับกิจการโดยเฉพาะแต่ในความเป็นจริงแล้ว

หากพิสูจน์ได้ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้เกิดขึ้นจริงกรมสรรพากรก็มีแนวทางปฏิบัติให้ถูกต้องได้
เราจะมาแนะนำเอกสารที่ระบุอยู่ใน "คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้" ของกรมสรรพากร
เพื่อใช้สำหรับค่าใช้จ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานเพียงพอ เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง
ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย
กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายไปเพื่อประโยชน์ของกิจการจริง แต่ไม่มีหลักฐานการรับเงินเพียงพอ
สามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ แยกเป็นกรณีดังนี้
ใบสำคัญรับ 1. ใบสำคัญรับเงิน

กรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้
แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน
และยินยอมให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
สามารถใช้เอกสาร "ใบสำคัญรับเงิน" ได้
ใบสำคัญจ่าย 2. ใบสำคัญจ่าย

กรณีที่มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษี
ระบุเป็นชื่อผู้อื่นเช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น
แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง
และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น
ให้จัดทำเอกสาร "ใบสำคัญจ่าย" โดยระบุรายละเอียดดังนี้
  • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
  • วันที่จ่ายเงิน
  • ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
  • ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
  • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น
 
กรณีนี้ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่างๆด้วย ได้แก่
  • หลักฐานการจ่ายชำระเงิน เช่น สำเนาเช็ค หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร
  • ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
  • เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติ
เป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่
ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
  • หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย


Visitors: 617,100